IT en werkplekken verhuizen bij een kantoorverhuizing

Bij een kantoorverhuizing is de IT het onderdeel waar het meest van afhangt. Een bureau dat een dag later staat, is vervelend; een server die niet opstart of een netwerk dat niet werkt, legt het hele bedrijf stil. Met deze aanpak verhuist u werkplekken en apparatuur zonder verrassingen.

Wie doet wat?

Maak vooraf een duidelijke taakverdeling. Uw eigen IT-beheerder of IT-partner zorgt voor het loskoppelen, de back-ups, het netwerk in het nieuwe pand en het weer aansluiten en testen. Wij zorgen voor het veilig inpakken, vervoeren en op de juiste werkplek neerzetten van de apparatuur en het meubilair, en voor het demonteren en weer opbouwen van bureaus en kasten.

1. Inventariseer per werkplek

• Geef elke werkplek in het nieuwe pand een nummer op de plattegrond.
• Noteer per werkplek wat er staat: computer of docking station, schermen, toetsenbord, muis, headset, telefoon, kabels.
• Neem gedeelde apparatuur apart op: printers, netwerkkasten, servers, vergaderschermen, wifi-punten.
• Bepaal wat niet meer mee hoeft. Oude apparatuur kunt u beter vóór de verhuizing afvoeren dan meeverhuizen.

2. Back-up en gegevens

• Laat vlak voor de verhuizing een volledige back-up maken en controleer dat die terug te zetten is.
• Bewaar de back-up niet in dezelfde verhuiswagen als de server.
• Voert u apparatuur af, laat dan de opslag wissen of vernietigen. Persoonsgegevens op oude schijven vallen onder de AVG; zie Autoriteit Persoonsgegevens.

3. Het nieuwe pand voorbereiden

• Internetverbinding actief vóór de verhuisdag, liefst een paar dagen eerder getest.
• Netwerkaansluitingen en stopcontacten op de plekken waar de bureaus komen te staan.
• Wifi-dekking in vergaderruimtes en werkplekken laten controleren.
• Een geschikte ruimte voor de server of netwerkkast, met voldoende koeling en stroom.

4. Inpakken en labelen

• Gebruik per werkplek één kleur of nummer, en zet dat op het bureau, de stoel, de schermen en de dozen.
• Doe kabels, voedingen en randapparatuur per werkplek in een eigen, gelabelde zak.
• Schermen bij voorkeur in de originele doos, of goed ingepakt met de schermkant beschermd.
• Laat medewerkers hun eigen bureau-inhoud en persoonlijke spullen zelf inpakken; dat scheelt zoeken.

Wilt u dat wij het inpakken overnemen, kijk dan bij onze inpakservice.

5. Planning: zo kort mogelijk stilstand

• Verhuis aan het eind van de week of in het weekend.
• Laat de IT als laatste loskoppelen en als eerste weer aansluiten.
• Spreek een testmoment af vóór de eerste werkdag: inloggen, printen, telefoon en internet op een paar werkplekken.
• Zorg dat uw IT-beheerder op de eerste werkdag bereikbaar is voor de laatste puntjes.

6. Bureaus en meubilair

Bureaus, kasten en vergadertafels moeten vaak uit elkaar om door deuren en liften te passen. Wij demonteren en monteren ze op het nieuwe adres; montage rekenen we per uur, vanaf €91 inclusief btw. Zie montage en demontage. Moet een deel van het meubilair tijdelijk weg, bijvoorbeeld omdat het nieuwe pand nog niet klaar is, dan kan dat in opslag.

Meer lezen: kantoorverhuizing: checklist van wat u moet regelen · zakelijke verhuizing.