Bij een kantoorverhuizing gaat het niet alleen om bureaus en kasten. Er zijn instanties, contracten en leveranciers die het nieuwe adres op tijd moeten weten. Deze checklist zet alles op een rij om af te vinken. Zoekt u een tijdlijn met fases? Lees dan kantoorverhuizing plannen: complete gids.
Contracten en het pand
- Huurcontract van het oude pand opzeggen; let op de opzegtermijn en de afspraken over oplevering.
- Afspraken maken over de oplevering van het oude pand: wat moet terug in de oorspronkelijke staat?
- Nieuw pand: sleutels, toegangspassen en alarmcodes vóór de verhuisdag regelen.
- Bij een bedrijfsverzamelgebouw: laadplek, lift en tijdstip vooraf reserveren bij de beheerder.
- Bedrijfsverzekeringen laten aanpassen aan het nieuwe adres.
Instanties
- KVK: een nieuw bezoekadres geeft u door via Mijn KVK. U heeft daarvoor een document nodig waaruit blijkt dat u het nieuwe adres huurt, bezit of mag gebruiken. Zie kvk.nl.
- Belastingdienst: een wijziging van het bezoekadres geeft KVK door aan de Belastingdienst. Een gewijzigd postadres geeft u zelf door.
- Bank, pensioenuitvoerder, arbodienst en andere organisaties: die krijgen het nieuwe adres niet automatisch; geef het zelf door.
- Gemeente: voor de verhuiswagen is soms een ontheffing of parkeervergunning nodig. Zie parkeervergunning voor de verhuiswagen.
Internet, telefonie en IT
- Internetaansluiting op het nieuwe adres ruim van tevoren aanvragen; een zakelijke verbinding kan weken duren.
- Telefoonnummers meenemen: vraag uw provider naar nummerbehoud.
- Netwerk, wifi en printers in het nieuwe pand laten voorbereiden door uw IT-beheerder.
- Alles over computers, servers en werkplekken leest u in IT en werkplekken verhuizen.
Communicatie
- Klanten en leveranciers het nieuwe adres en de verhuisdatum laten weten.
- Website, e-mailhandtekening, facturen, offertesjablonen, briefpapier en bedrijfsprofielen online aanpassen.
- Post laten doorsturen naar het nieuwe adres voor de eerste maanden.
- Bewegwijzering en naambord bij het nieuwe pand regelen.
Medewerkers
- Eén interne verhuiscoördinator aanwijzen als vast aanspreekpunt.
- Medewerkers vroeg informeren over datum, nieuwe werkplekindeling, bereikbaarheid en parkeren.
- Iedereen laten weten wat hij of zij zelf inpakt (bureau-inhoud, persoonlijke spullen) en wanneer.
Archief en vertrouwelijke stukken
- Archief opschonen vóór de verhuizing. Let op de bewaarplicht: de fiscale administratie moet u in de regel zeven jaar bewaren.
- Vertrouwelijke dossiers in gesloten, genummerde dozen verhuizen en bijhouden welke dozen waar staan.
- Papier dat weg mag, laten vernietigen in plaats van bij het oud papier te zetten.
De verhuisdag
- Een plattegrond van het nieuwe pand met genummerde kamers en werkplekken; dezelfde nummers op dozen en meubels.
- Een contactpersoon op beide locaties.
- Liefst verhuizen op een vrijdag of in het weekend, zodat er maandag weer gewerkt kan worden.
- Na afloop: werkplekken nalopen, ontbrekende of beschadigde zaken direct melden.
Kosten
Een zakelijke verhuizing begint bij €1.204 inclusief btw. Een kantoorverhuizing prijzen we op maat, na een opname van wat er mee gaat, de toegang van beide panden en de gewenste planning.
Kantoor verhuizen?
Meer lezen: kantoorverhuizing plannen: een draaiboek · zijn verhuiskosten aftrekbaar?